Si vous avez l’habitude d’émettre des factures (mémoire), il sera bien de penser également à avoir des informations sur la facture acquittée. Qu’est-ce que cela désigne ? À quoi sert-elle ? Autant de choses sont à découvrir à son propos et cet article se propose pour vous donner des instructions sur le sujet.
La facture acquittée : qu’est-ce que c’est ?
Une facture acquittée est un document de comptabilité qui confirme le règlement ou paiement d’un dû (somme) par le débiteur pour le compte de son créancier. Il y est apposé le terme « Acquittée ». Ce qui permet d’en faire une preuve de paiement et une trace laissée du jour où l’opération a été effectuée. C’est un papier qui peut être donné par celui qui fournit un service (créditeur) et de même par le demandeur (débiteur).
Pour information, l’émission d’une facture acquittée n’est pas une exigence contrairement à celle classique (de doit). Il s’agit d’une option donnée à un fournisseur ou à un client pour des raisons de probation et pour simplifier la comptabilité. C’est pourquoi, le vendeur (celui qui fournit) a la liberté d’en émettre de façon automatique ou juste sur la demande du client.
Comment est-elle rédigée ?
Lorsque l’on se retrouve dans l’obligation d’émettre une facture acquittée à l’endroit d’un client ou juste pour assurer sa comptabilité, l’on n’a pas besoin de rédiger un nouvel mémoire. Il suffit de mentionner « acquittée » sur l’ancienne en plus des éléments importants. Cela sous-entend que cette dernière doit garder son ancien numéro, sa date de délivrance et les mêmes détails.
Les éléments ou mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture acquittée afin qu’elle soit reconnue valable sont :
- L’indice « Acquittée » ;
- La date de règlement de la facture ;
- Le mode de paiement (chèque, liquidité, virement bancaire, etc.) ;
- Si possible, faire mention des références de paiement ;
- Un cachet ou une signature venant du fournisseur.
Comme exemple, le mémoire de vente réglé peut comporter : facture acquittée le/ce **/**/20** par « virement bancaire », etc. Ou tout autre moyen de paiement appliqué.
Quelle importance juridique revêt une facture acquittée ?
Elle est une preuve qui peut être brandie pour justifier un règlement lorsqu’il y a un litige à propos du paiement d’une créance. Pour cela, elle est à garder tout comme les autres papiers comptables. Dans les tribunaux de la France, elle est perçue comme un moyen qui sert pour établir la véracité d’un acquittement (justificatif de paiement et/ou de bonne foi). Ce qui est conforme au code civil dans son article 1353 qui stipule ceci : «Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation.».
Seule une facture acquittée comportant toutes les mentions obligatoires sus-citées peut répondre à cette loi.
Quel processus suit une telle facture ?
Généralement, il s’agit d’une facture délivrée par le vendeur dès le paiement reçu, mais son émission peut venir également du client pour être une preuve en conformité avec le second alinéa de l’article 1353 Code civil.
Une facture acquittée venant du fournisseur
Le créancier émet en premier lieu le mémoire à payer. Celui-ci matérialise la dette active du fournisseur qui se justifie par une vente de marchandises ou par la procuration de services. Ce document comptable contient des informations importantes comme celle de la date à laquelle le remboursement doit être effectué.
En sa qualité de fournisseur, l’on a la possibilité de faire une facture acquittée dès que le client en fait la demande (ce qui est fréquent) ou juste pour mieux contrôler sa comptabilité. Pour ce faire, l’on doit d’abord recevoir son paiement. Ce n’est qu’après cela que les mentions nécessaires sont ajoutées au document déjà existant. Ensuite, une copie va vers le client et une autre reste à son propre niveau en tant que papier comptable.
La facture acquittée venant du client
Le client émet cette facture en servant de celle à payer qui lui avait été délivrée par son fournisseur. Ainsi, après qu’il se soit assuré de ce qu’il ait réglé son dû, il peut faire mention de son paiement sur le document qu’il a à sa disposition. Cela veut dire qu’il peut à présent mentionner le terme « acquittée » sur ce dernier.
Il envoie alors une copie de sa facture acquittée à son créancier avec une preuve de paiement (photocopie de relevé de compte s’il s’agit d’un virement bancaire) pour lui prouver qu’il l’a réglé. Ce n’est qu’après cela qu’il peut prétendre placer ce papier au sein de sa comptabilité pour servir et valoir ce que de droit.
Pourquoi est-il utile de créer une facture acquittée ?
Elle a pour première fonction de témoigner de l’annulation d’un dû suite au règlement de la créance. Mais il faut dire qu’elle sert aussi pour simplifier l’exercice comptable d’une entreprise. En effet, l’émission des documents de facturation avec mention des dates de paiement rend beaucoup plus aisé et plus efficace le classement des dossiers.
Ainsi, une facture acquittée est classée en fonction de sa date de règlement pour permettre d’y mettre la main dessus facilement au besoin et d’avoir une vision claire et rapide sur les factures qui ne sont pas encore payées. De cette manière, comptabiliser ces documents devient plus simple.
Pour le client qui en fait expressément la demande, la facture acquittée est pour lui la preuve matérielle des dépenses qu’il a effectué. Ce qui lui permettra peut-être de demander des subventions ou mieux encore des remboursements.
Néanmoins, même sans motif valable, cette demande doit être honorée une fois que le client a réglé la totalité de ce qu’il doit. Ainsi, malgré le caractère non-obligatoire de la facture acquittée, les entreprises en France en font une pratique comptable courante.