Il s’agit de votre première année à la tête d’une entreprise et vous souhaitez entreprendre efficacement vos démarches d’approbation ? Il est tout à fait normal de vouloir vous informer au préalable. Cet exercice peut correspondre à une procédure fastidieuse et plutôt longue. Toutefois, avec les bonnes informations, vous pourrez y arriver.
Les comptes annuels, c’est quoi ?
Établir sa comptabilité fait partie intégrante de la gestion d’entreprise. Si vous êtes à la tête d’une entreprise commerciale (SAS, SARL…), vous devez tenir et rédiger vos comptes annuels. Notez que dans le cadre d’une micro entreprise, la comptabilité est allégée et il n’y a aucun bilan annuel à présenter.
Dans le cadre de votre entreprise commerciale, vous devez engager une personne ou une agence pour s’en occuper. Par comptes annuels, on entend notamment :
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Le bilan qui montre la situation patrimoniale de votre entreprise à un instant T, autant les éléments actifs que les éléments passifs
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Le compte de résultats qui détaillent les produits et les charges votre société
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Les annexes représentées par des documents qui permettent la compréhension des deux précédents éléments.
L’approbation des comptes annuels en quelques mots
Les démarches d’approbation font partie des missions incontournables des chefs d’entreprises. Elles permettent aux associés de se prononcer sur la gestion d’entreprise avant de valider les comptes sociaux. Elles concernent les entreprises commerciales : SA, EURL, SARL, SASU, etc. Les sociétés civiles ne sont pas concernées.
L’approbation des comptes annuels est une étape obligatoire à entreprendre tous les ans. Elle est à effectuer dans le respect d’une formalité stricte. Une entreprise qui ne se soumet pas à cette obligation risque une amende de 9 000 euros. En cas de préjudice, le défaut d’établissement des comptes peut engager la responsabilité civile des représentants légaux de l’entreprise.
La différence entre l’approbation des comptes et le dépôt des comptes
L’approbation des comptes annuels fait partie de la vie juridique des entreprises exerçant une activité commerciale. Le dépôt des comptes annuels matérialise l’approbation des comptes annuels. Cette action consiste à déposer les documents juridiques de votre entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce. Ce sont ainsi deux démarches qui se suivent et qui sont complémentaires.
Les étapes à suivre pour l’approbation des comptes annuels
L’approbation des comptes annuels a pour but la transparence économique. Elle se fait en quelques étapes.
Convocation de l’assemblée générale (AG)
Selon les statuts, le délai de convocation ainsi que le mode de convocation de l’AG peuvent varier. En général, elle est convoquée par une lettre remise en main propre ou bien recommandée. Elle doit être prévenue plusieurs jours avant la date de l’assemblée générale.
Certains documents doivent être joints à cette convocation :
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les comptes annuels ;
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le texte de résolutions ou le rapport du commissaire aux comptes ;
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le rapport de gestion.
La tenue de l’assemblée générale
En principe, une AG doit se tenir dans les 6 mois qui précèdent la clôture de l’exercice social et ce, tous les ans. Comme les entreprises clôturent leurs comptes tous les 31 décembre, l’AG doit donc se tenir à la fin du mois de juin de l’année au plus tard.
Lors de l’AG, les associés discutent de la gestion de l’entreprise. C’est le moment pour eux de donner leurs avis sur les comptes annuels. Autrement dit, s’ils approuvent ou refusent. Ils peuvent alors voter l’affectation du résultat. Le dirigeant pourra en conséquence se mettre en conformité sachant qu’en cas de manquement à ses obligations, il risque des sanctions.
La rédaction des rapports de gestion
Quand les comptes sociaux ont été approuvés, il faut continuer avec la rédaction de documents. Cette étape mène au dépôt des comptes annuels. Pour ce faire, il est nécessaire d’établir un procès-verbal des décisions et résolutions approuvées par l’AG. Il s’agit notamment de la preuve que les comptes annuels ont été approuvés ou refusés.
Voici donc les documents en résultant :
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une feuille de présence ;
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un rapport de gestion ;
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un arrêté des comptes ;
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les annexes.
Dépôt des comptes annuels auprès du Greffe du tribunal de commerce
Le dépôt des comptes sociaux annuels et du procès-verbal doit être effectué dans un délai d’un mois après la réunion de l’assemblée générale. Les entreprises qui y procèdent par voie électronique ont 2 mois.
Lors du dépôt des comptes annuels, il est possible de demander l’option de confidentialité. C’est-à-dire que vous demandez à ce que les données ne soient pas accessibles publiquement. Toutefois, pour ce faire, il est nécessaire de remplir quelques conditions concernant l’effectif et le chiffre d’affaires.
Si vous êtes associé unique dans une EURL, vous êtes également le représentant légal de votre entreprise. L’approbation doit également être faite dans les 6 mois après la clôture des comptes. Puis, vous devez consigner votre décision grâce au registre.
Coût de l’approbation des comptes annuels
Il s’agit d’un coût juridique. Faire rédiger les documents par un avocat ou un expert-comptable coûte entre 300 et plus de 800 €. Rajoutez à cela les frais de greffe pour le dépôt des comptes.
Voilà maintenant que vous avez toutes les informations en main pour procéder aux démarches d’approbation de vos comptes annuels. S’y prendre par vous-même pour la première fois risque de vous prendre du temps et de l’énergie. Toutefois, avec l’expérience, l’exercice vous semblera moins pénible. Si le temps vous manque, si vous préférez vous concentrer sur les tâches que vous maîtrisez, il est également possible de confier l’exercice à un prestataire de service externe.