Afin d’optimiser leurs activités, la majorité des organismes de formation font recours à l’utilisation d’un logiciel dédié à cet effet. Un logiciel pour centre de formation est un outil qui permet de gérer toutes les activités quotidiennes desdits organismes. Ces activités peuvent concerner la relation client, le planning, la gestion administrative, le programme de formation, le bilan pédagogique et plusieurs autres tâches. Cependant, beaucoup de personnes ignorent encore l’intérêt d’investir dans un tel logiciel. Découvrez dans cet article à quoi sert un logiciel de gestion de formation et comment en obtenir un qui soit adapté à vos besoins.

À quoi sert un logiciel pour organisme de formation ?

Qu’il s’agisse de rédiger des devis ou d’organiser des séances, les organismes de formation doivent répondre à une multitude d’obligations administratives. De ce fait, ils sont obligés de se tourner vers des logiciels de gestion de formation afin de gagner en temps et de simplifier le processus. Ces logiciels revêtent plusieurs fonctions. Ainsi, ils peuvent aider à l’édition automatique de documents et à la gestion de plannings, des absences et des questionnaires de satisfaction. Un logiciel pour les organismes de formation est également utile pour réduire le temps devant être consacré à la comptabilité. Des statistiques et des tableaux récapitulatifs sont proposés pour aider à connaître les clients qui ont déjà payé, ceux qui sont en attente de paiement, etc.

Par ailleurs, mis à part l’aspect administratif, il existe certains logiciels dont le but est de s’occuper de la coordination pédagogique des formations. Ceux-ci proposent des plateformes intégrées qui se chargent de conserver les documents, de rendre attractives et dynamisantes les formations et même de proposer des cours à distance.

Comment choisir un logiciel de formation adapté à vos besoins ?

Dans le but de trouver un meilleur logiciel de formation, il est important que vous estimiez dans un premier temps vos besoins, que vous compreniez ensuite les différents types de logiciels et que vous les compariez enfin.

Ainsi, la première étape consistera à vous poser des questions à propos de votre organisme, de vos formations et du domaine dans lequel vous avez besoin d’un logiciel de gestion de formation. La réponse à ces interrogations vous aidera à savoir ce qu’il vous faut exactement en termes de logiciel.

La deuxième étape consistera à comprendre les acronymes afin de vous aider à mieux appréhender la nature des logiciels. Le LMS, Learning Management System, est un logiciel conçu pour la pédagogie, et plus particulièrement celle à distance. Vous pourriez créer des contenus, les stocker et les partager avec vos apprenants.  Le CRM signifiant « Customer Relationship Management » est, pour sa part, créé pour la gestion de vos relations clients. En plus de stocker les données de vos clients, vous pourrez établir des devis et des factures et suivre l’évolution des dossiers. Quant à l’ERP (Enterprise Resource Planning), l’idée est de vous aider à gérer votre entreprise. Il est possible d’y générer des documents, de planifier des tâches et de stocker des données.

Pour finir, il faut ajouter que la majeure partie des organismes de formation nécessitent au moins deux de ces types de logiciels. Pour cela, il existe aujourd’hui des logiciels qui présentent un avantage deux en un. Pratique pour se simplifier la tâche !

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