Quel que soit son but, le séminaire est un évènement très important au sein d’une entreprise. Généralement, c’est une occasion de prise de décisions, d’échanges d’informations ou de présentation de nouveaux projets. Il est de ce fait un atelier dont l’organisation nécessite une très grande attention. Voici 5 conseils pour peaufiner la mise en place d’un séminaire.
Optez pour une date convenable
Pour l’organisation séminaire, le choix d’une date est considéré comme une priorité. Celle-ci doit être fixée selon la disponibilité de chacun des participants. Tenez compte de l’emploi du temps de vos invités afin d’être sûr qu’ils seront tous présents à votre évènement. Si ce séminaire est dédié à vos collaborateurs, évitez les périodes de vacances ou celles de travail intense pour la tenue de votre atelier.
Définissez clairement les objectifs du séminaire
Comme chaque évènement d’entreprise, le séminaire doit aussi avoir un objectif spécifique. Vous pourrez ainsi établir une liste des points à aborder et mettre en place un programme à suivre. Le séminaire pourrait par exemple avoir pour but de former ou d’informer vos collaborateurs. Cela pourrait être encore pour améliorer la cohésion au sein de votre équipe. Par ailleurs, retenez que les activités de l’atelier dépendront en grande partie de l’objectif fixé.
Décidez d’un lieu pour votre séminaire
Une fois la date et l’objectif de votre séminaire définis, pensez à choisir un lieu où se déroulera l’évènement. Trouvez un lieu inspirant qui s’inscrit dans la vision de votre séminaire. Optez pour un espace adapté, accessible et équipé du nécessaire aux activités prévues.
Privilégiez un emplacement extérieur à votre lieu de travail afin d’aider vos employés à sortir de leur quotidien. Toutefois, le séminaire peut aussi avoir lieu dans vos locaux. Il suffit de dénicher un espace assez grand et chaleureux pour accueillir l’ensemble de vos invités.
Planifiez les animations
Vous devez aussi penser à prévoir les animations qui auront lieu pendant votre séminaire. Celles-ci doivent être liées à la thématique que vous avez choisie. Ce sont ces activités qui rythmeront votre atelier et boosteront le moral ainsi que la cohésion de vos équipes.
Selon l’objectif de l’atelier, vous pouvez organiser des activités sportives, des activités créatives ou de bien-être et de relaxation. Vous pouvez faire appel à un présentateur pour animer votre évènement et y apporter l’ambiance nécessaire. Il doit faire preuve de professionnalisme et vous permettre d’atteindre vos objectifs en temps réel.
Pensez à la clôture du séminaire
La fin de votre évènement a autant d’importance que son début. Pour clôturer le séminaire, offrez à vos convives un agréable moment d’évasion. Après un retour sur expérience, un compte-rendu ou un résumé de l’atelier, vous pouvez par exemple suggérer l’intervention d’une célébrité du domaine. Vous pouvez aussi faire appel à un humoriste. Par ailleurs, rien ne vous empêche de proposer un petit rafraichissement ou un encas à vos collaborateurs.
Conclusion
En somme, la réussite d’un séminaire dépend en grande partie de la phase de préparation. Vous devez penser à plusieurs détails importants, dont le lieu, la date, les objectifs et les activités de votre séminaire.